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Si la mera presencia de cartas administrativas en tu buzón o ver el papeleo te hace sudar frío, lo más probable es que seas más del tipo de personas que "lo meten en un cajón y se olvidan de los papeleos", que de las que "se ocupan rápidamente y lo archivan". Pero, no te preocupes, la mayoría pertenecemos al primer grupo, pero, como bien sabes, no ocuparse de ese papeleo o almacenarlo de forma poco eficiente sólo provocará más estrés en el futuro. Para empezar, te van a venir muy bien estas 20 buenas ideas para mantener tu escritorio ordenado.
Le hemos pedido a Vicky Silverthorn, organizadora profesional, que comparta con nosotros su infalible sistema de clasificación de papeles. A continuación, te explicamos cómo organizarte y no volver a sentirte abrumado por el papeleo. Para empezar con su método, vas a necesitar tener a mano: un archivador con divisores de calor, una bandeja para almacenar cartas, que se coloca encima, y etiquetas identificativas.
Organiza los documentos en casa, paso a paso
Si no sabes qué hacer, tenemos la solución perfecta, sencilla y eficaz. Además, en cuanto tengas práctica ya no querrás volver a ver un papel o carta fuera de su lugar.
- Reúne todos los papeles de la casa, desde los documentos que ya has guardado hasta las cartas nuevas que acaban de caer en el felpudo.
- Despeja un espacio amplio, por ejemplo la mesa de comedor o un espacio en el suelo donde puedas colocar montones de papeles sin que te molesten.
- Empieza a clasificar todos los documentos y papeles que tengas en categorías en el suelo. En este punto, no te desvíes del contenido ni los ordenes por fecha; de momento, limítate a clasificar todo en montones ordenados; por ejemplo, "médico", "facturas", "recibos"...
- Ahora es el momento de revisar cada montón metódicamente. Deshazte de todo lo que se pueda reciclar o triturar y retira lo que haya que procesar. Al final, con suerte, tendrás una pila mucho más pequeña.
- Pon todo lo que tengas que hacer en la bandeja de cartas, que estará encima del archivador. Siempre que tengas media hora libre en el futuro, puedes acercarte a esta bandeja y empezar a trabajar en ella.
- Ordena los papeles restantes por fecha y colócalos en uno de los cajones del archivador. Etiqueta claramente el contenido de ese cajón en la parte frontal del archivador.
Ahora tienes un sistema muy claro para el papeleo que entra en tu casa. O bien se archiva directamente en el cajón correcto, o bien va a la bandeja de "acción" para que te ocupes pronto de ponerlo en un buen lugar.
Cuando un cajón empiece a llenarse, ve al fondo del cajón, donde están los documentos más antiguos, y revisa si aún los necesitas. Es el mismo sistema que utilizas cuando repasas la fecha de caducidad del botiquín para tenerlo bien ordenado, así que no seas perezoso.
Cuál es la forma correcta de ordenar archivos y documentos
Si hay documentación que crees que realmente necesitas conservar (una búsqueda rápida en Google te ayudará), puedes plantearte tener una caja de archivo para papeles antiguos, que puedes guardar en un altillo o en un armario con estas inspiradoras ideas para organizar armarios, trasteros y despensas Esto son los mejores consejos de un experto en organización para tener éxito en el orden de todo el papeleo y los documentos en casa:
- Se realista sobre el tiempo que te llevará. Si tienes un montón de papeles acumulados, podría necesitar varias sesiones a lo largo de varios días para ordenarlo todo. Es mucho mejor tomarse su tiempo y hacer descansos que dejarse llevar por el pánico y abandonar por intentar hacer demasiado a la vez.
- Lo ideal es reservar una zona tranquila para ordenar el papeleo, de modo que puedas tomarte un descanso cuando lo necesites y volver a ello sin que todo se haya movido. Por ejemplo, la mesa del comedor.
- No compliques demasiado el sistema añadiendo códigos de colores o subcategorías confusas. Será demasiado complicado de recordar.
- Recuerda que si quieres asignar un cajón para pasaportes, llaves de repuesto... merece la pena invertir en cajones con cerradura por motivos de seguridad.
- Si tienes espacio, espera a tener todo el papeleo ordenado antes de comprar los cajones. Así sabrás exactamente qué tamaño de archivador comprar (¡puedes comprar más de uno si es necesario!).
